SmartPack forbindes under Settings → Integrations → SmartPack.
Med SmartPack forbundet flyder returer og ombytninger automatisk mellem webshop og lager. Lagermedarbejderen scanner pakken, trykker finish, og returen lukkes i Returnflows med refund, gavekort eller ombytning, helt uden manuelle trin. Opsætningen foregår i seks trin, hvor du springer mellem SmartPack og Returnflows undervejs, så hold begge systemer åbne.
Trin 1: Opret Private App i SmartPack
a) Åbn SmartPack og gå til fanen Apps / Integrations, klik Add Private App, navngiv den "Returnflows" og gem.
b) Klik Configure App på rækken og kopiér App ID og Access Token.
c) Notér også dit API Domain: det er kun subdomænet fra din SmartPack-URL. Tilgår du SmartPack på dinshop.smartpack.dk, er API Domain altså "dinshop".
Trin 2: Opret Return Reason og Return Action i SmartPack
SmartPack skal have dedikerede Return Reasons og Return Actions som vi peger på. Du opretter ét sæt til almindelige returer med navnet "Returnflows Return", og bruger du reklamationer, også ét sæt med navnet "Returnflows Claim", så lageret kan kende forskel på de to typer pakker.
a) Gå til Settings → Return Reasons, klik Create Return Reason, navngiv den "Returnflows Return", klik Edit og kopiér ID'et fra URL-linjen.
b) Gå til Settings → Return Actions, klik Create Return Action, navngiv den "Returnflows Return", vælg Return action type = Other, klik Edit og kopiér ID'et.
c) Bruger du reklamationer, gentager du a og b med navnet "Returnflows Claim", og slår Complaint-checkboxen til på claim-årsagen. Det aktiverer en advarsel på lagerets håndscanner, så de ved pakken er en reklamation.
Warehouse Action skal altid være den "Returnflows Return"-action du netop har oprettet, aldrig SmartPacks indbyggede "Refund"-action. Refund-actionen får SmartPack til at refundere uden om os, hvilket giver dobbelt refundering og ødelagt regnskab. Vores action tager ingen handling i SmartPack, den sender bare signal om at returen er modtaget.
Trin 3: Forbind integrationen i Returnflows
Gå til Settings → Integrations → SmartPack og klik Install. Integrationssiden har fem faner, som du udfylder i rækkefølge og gemmer enkeltvis.
Authentication. Indsæt App ID, API Domain og Access Token fra trin 1.
Delivery Settings. Vælg en Default Delivery Method. Værdien bruges ikke til labelgenerering, det er et teknisk krav fra SmartPack, så du kan vælge hvad som helst.
Return Warehouse Settings. Indsæt Reason ID og Action ID for "Returnflows Return" fra trin 2.
Claims Warehouse Settings. Indsæt ID'erne for "Returnflows Claim", eller lad felterne stå tomme hvis du ikke bruger reklamationer.
Handling Settings. Vælg hvilken returinformation vi overfører som linjekommentarer på SmartPack-ordren. Vi anbefaler at slå de tre første til, så lageret kan se returårsag og noter når de modtager pakken.
Trin 4: Aktivér Allow Order Reopen
Gå til Settings → Preferences → Order Settings i SmartPack og markér Allow order reopen. Det sikrer at SmartPack kan åbne og opdatere returordrer når vi sender ændringer, f.eks. ved Edit Return.
Trin 5: Deaktivér ReturnShippingConfirmation-mailen
Gå til Settings → Emails i SmartPack og deaktivér en eventuel aktiv mail af typen ReturnShippingConfirmation, ellers får kunden mail fra både SmartPack og os. Har du ingen aktiv mail af den type, er du færdig med trinnet.
Trin 6: Opret workflow til hold-order-tagget
SmartPack lytter ikke på Shopifys on hold-status. I stedet styrer vi ombytningsordrer via tagget hold-order, som vi sætter og fjerner automatisk. Workflowet her får SmartPack til at reagere på tagget.
a) Gå til Settings → Workflows i SmartPack, klik Add Workflow, navngiv den "Returnflows" og vælg Source = Order (ikke Purchase Order).
b) Udfyld felterne: Name = Hold order, Index = 0, markér Enable this workflow, markér Before Order Create og Before Order Update (ikke After-varianterne), og sæt Internal run interval til 30 minutes. Feltet Select states findes kun i ældre versioner, og Trigger Expression lader du stå tom.
c) Scroll ned til Manipulate Object (i nogle versioner kaldet Actions and Previews), slå Enabled til, indsæt koden nedenfor og gem.
if (order.tags && order.tags.includes('hold-order')) { order.paused = true; order.deliveryNoteText = 'hold-order'; } else if (order.deliveryNoteText === 'hold-order') { order.paused = false; order.deliveryNoteText = ''; }
Koden sætter ordrer med hold-order-tagget på pause og frigiver dem igen når vi fjerner tagget. Det er det der gør Instant Exchange og øvrige ombytningsflows mulige via SmartPack. Integrationen er nu fuldt opsat.
Sådan flyder data
Når labelen genereres, opretter vi en returordre i SmartPack med pakkenummeret som ID og med Reason og Action sat til "Returnflows Return". Ved modtagelse scanner lagermedarbejderen labelen, SmartPack viser de forventede varer, medarbejderen verificerer og trykker finish, og vi lukker returen automatisk.
Vi lukker kun returen når SmartPack-sagen har status Finished.
Returordrer søges op via pakkenummeret i SmartPack, de vises ikke på den originale salgsordre.
Ombytninger
Ved ombytning tilføjes ombytningsvaren på Shopify-ordren med tagget hold-order, som dit workflow fanger og pauser ordren på. Når returen lukkes, eller kunden indleverer ved Instant Exchange, fjerner vi tagget, og ordren frigives til pakning.
Frigiv altid ombytningsordrer via Returnflows. Fjerner du Shopify-holdet manuelt, sidder hold-order-tagget stadig i SmartPack, og ordren frigives ikke.
Fejlsøgning
Ordren frigives ikke i SmartPack. Er tagget fjernet fra Shopify, men ordren stadig paused, så åbn ordren i SmartPack, klik Edit Order, slet hold-order-tagget manuelt og gem. Sker det ofte, så skriv til os i supporten.
Kunden sender kun nogle af varerne. Luk ikke returen i SmartPack med de manglende varer. Brug i stedet Reset på returen i Returnflows og opret en ny retur med de faktiske produkter, eller fjern de manglende produkter med Edit Return inden lukning.
Mismatch ved modtagelse. Matcher de modtagne varer ikke det adviserede, opretter vi en critical alert, og returen lukkes ikke automatisk. Brug Edit Return til at fjerne de produkter der ikke kom retur, og luk derefter returen.
Restock og lagerbeholdning
SmartPack er sandheden for lagerbeholdningen og synkroniserer selv lagertal med Shopify. Sørg derfor for at Restock on Close er slået fra under Settings → Returns → Advanced, ellers tæller varerne dobbelt når vi også restocker i Shopify. Se Restock.