Alle dine returneringer finder du under Returns i din Returnflows App.
Returoversigten samler samtlige returneringer på tværs af kunder, statusser, handlinger og markeder, og fra oversigten åbner du den enkelte retur med alt du skal bruge for at behandle den. Du ser hvad kunden sender tilbage, hvad de får igen, fragtinfo, betalingsstatus og en tidslinje over alt der er sket.
Returoversigten
Listen viser de seneste returer øverst og opdateres i realtid. Hver række viser returnummeret (svarer til ordrenummeret i Shopify), eventuelle alerts, oprettelsesdato, kundens navn, typen (Refund, Exchange, Giftcard eller en kombination) og den aktuelle status.
Kolonnen Change viser hvor meget ordrens beløb ændrer sig med returen. Beløbet er negativt ved refundering, positivt hvis kunden køber op, og en streg betyder at returen ikke ændrer ordrens beløb.
Øverst kan du skifte mellem statusfanerne All, Awaiting hand-in, Awaiting payment, In transit, Needs review, Delivered, Closed og Cancelled, så du kun ser returer i den fase du arbejder med.
Filtre og søgning
Ud over statusfanerne kan du filtrere på følgende.
Type. Refund, Exchange eller Giftcard.
Shipping Option, Country og Market. Find returer fra bestemte lande, markeder eller fragtmuligheder.
Vendor. Filtrér på produktets leverandør.
Return iteration. Skeln mellem kundens første retur på ordren og returer af ombytningsvarer.
Alerts. Critical, Warning eller Informative.
Fraud Risk. Low, Medium eller High.
Auto Close. In progress eller Not started.
Group Return. Find returer der er del af en Group Return.
Filtrene kan kombineres, f.eks. Exchange, Germany og Needs review for at finde tyske ombytninger der er klar til kontrol. Søgefeltet matcher på ordrenummer, kundens navn, mailadresse og trackingnummer.
Med genvejstasten til global søgning, som standard Command eller Control + G, kan du desuden søge fra hvor som helst i appen, og en tilsluttet stregkodescanner kan slå pakker op direkte. Under Advanced Settings vælger du selv en anden genvejstast til den globale søgning.
Detaljesiden
Klik på en retur for at åbne den. Øverst ser du to kolonner. Customer Returns viser hvad kunden sender tilbage, og Customer Receives viser hvad kunden får igen, f.eks. det nye produkt ved ombytning, beløbet på gavekortet eller refunderingen med betalingsmetode.
Nederst står den samlede økonomi med subtotal, gebyr for returlabel, eventuel refundering af udgående fragt og det endelige beløb.
I sidepanelet finder du kundens navn, mail, leveringsadresse og antal tidligere returneringer og reklamationer. Via de tre prikker kan du åbne kunden i Shopify, rette mail eller adresse, eller blackliste kunden.
Vælger du Change Customer Address, retter du adressen i vinduet og kan markere Regenerate Return Label, så genererer vi en ny label med det samme. Du kan også vælge et andet Shipping Product, hvor det nuværende er markeret med "(Current)".
Med Resend Confirmation Email vælger du om kunden skal have bekræftelsesmailen igen. Det er som udgangspunkt ikke markeret.
Return Timeline viser alle events med den nyeste øverst. Her ser du statusskift, generering af labels, tracking fra fragtudbyderen, sendte mails, betalinger, interne noter og eventuelle fejl. Det er det første sted du kigger når noget driller.
Under Shipping Info ser du fragtudbyder, trackingnummer og status på labels. Via Label Actions kan du downloade labels og gensende bekræftelsesmailen med Resend Confirmation Mail. Du kan redigere mailfeltet i vinduet og sende bekræftelsen med label eller QR-kode til en anden adresse end kundens, f.eks. hvis kunden ikke har modtaget mailen.
Så længe returen er i Awaiting hand-in, kan du også splitte pakken op i flere labels via Manage Labels eller generere nye labels med Regenerate Labels, f.eks. efter du har rettet adressen. Når pakken er indleveret, kan labels ikke længere ændres.
Interne noter er kun synlige for dit team og logges automatisk i tidslinjen med navn og tidspunkt. Brug dem til opfølgning, f.eks. afventer bekræftelse fra lageret eller kontaktet kunde.
Handlinger
Handling | Hvad den gør |
Needs Review | Markerer returen til intern opfølgning. Kunden får ikke besked |
Edit | Ændrer produkter, handling eller gebyr inden lukning. Se Ret en aktiv retur med Edit Return |
Close | Lukker returen og gennemfører den valgte handling, f.eks. refund, gavekort eller frigivelse af ombytningen |
Cancel Return | Annullerer returen permanent. Findes under More actions. Se Annullér en returnering |
Release Exchange | Frigiver ombytningsvaren til pakning uden at vente på Auto Close eller levering. Findes under More actions |
Sådan lukker du en retur
Klik Close øverst på detaljesiden.
Vælg lokation til restock. Standard er den lokation ordren blev sendt fra. Hvornår og hvordan varerne lægges tilbage på lager styrer du under Restock.
Tilføj eventuelt en intern note, vælg om kunden skal have en bekræftelsesmail, og klik Close Return.
Vil du ændre noget på returen, f.eks. produkter eller gebyr, skal det ske med Edit inden du lukker. En lukket retur kan ikke redigeres eller genåbnes. Har du lukket ved en fejl, må du håndtere en manglende difference med en manuel refundering i Shopify.
Marker en retur til opfølgning
Du kan også selv markere en retur med knappen Needs Review øverst på detaljesiden, ved siden af Edit og Close, f.eks. ved manglende dokumentation eller interne afklaringer. I vinduet vælger du en årsag og kan tilføje en intern note. Markeringen er kun intern og kan fjernes igen når som helst.
Flere af de kritiske events kan desuden udløse en intern mail til dit team, f.eks. når en refundering fejler eller en label ikke kan genereres. Typerne og modtagerne styrer du under Admin Notifications på Settings-forsiden.
Eksport
Klik Export øverst til højre for at eksportere den aktuelle side, alle returer, udvalgte returer eller dem der matcher din søgning. Du kan vælge mellem CSV til Excel og plain CSV.