En returnering gennemgår typisk 4 til 5 statusskift fra oprettelse til lukning. Overgangene styres af kundens handlinger, scanninger hos fragtudbyderen, signaler fra dit lagersystem og automatik som Auto Close. Her får du hele cyklussen, så du præcis ved hvor en retur befinder sig og hvad der udløser næste trin.
Alle statusser i overblik
Status | Hvad den betyder |
Created | Returen er registreret, og labelen genereres som det næste |
Awaiting payment | Kunden skal betale en prisdifference eller et gebyr før labelen sendes |
Awaiting hand-in | Kunden har modtaget sin label og skal indlevere pakken |
In transit | Fragtudbyderen har scannet pakken, og den er på vej |
Needs review | Returen kræver manuel opfølgning, markeret af dig eller automatisk ved fejl |
Delivered | Pakken er leveret til dit lager, og Auto Close tæller ned herfra |
On Hold | Ombytningsvaren er reserveret på lageret men ikke frigivet til pakning |
Closed | Returen er afsluttet, og refund, gavekort eller ombytning er gennemført |
Cancelled | Returen er annulleret manuelt eller automatisk |
Hvad driver skiftene
Skiftene udløses af kundens handlinger, fragtudbyderens scanninger, dit lagersystem og automatik som Auto Close og Instant Exchange. De vigtigste regler undervejs er disse.
Awaiting payment. Vi sender automatiske betalingspåmindelser. Betaler kunden ikke, sættes returen til Needs review efter 7 dage, så du kan følge op.
Awaiting hand-in. Indleverer kunden ikke pakken inden for din indleveringsfrist, annullerer vi returen automatisk.
Delivered. Auto Close tæller ned herfra, og dit lagersystem kan også lukke returen.
Når en retur er lukket, kan den ikke længere redigeres med Edit Return. Skal noget ændres, er det inden lukningen.
Needs review og On Hold
Needs review betyder at returen kræver manuel opfølgning. Du kan selv markere en retur via knappen øverst på retursiden, og det sker også automatisk, f.eks. når en betaling har ventet i mere end 7 dage eller en refundering fejler.
On Hold findes kun ved ombytninger og betyder at ombytningsvaren er reserveret på lageret men endnu ikke frigivet til pakning. Varen frigives ved lukning af returen eller automatisk via Instant Exchange.
Cancelled
Ved annullering tilbageruller vi alle tilknyttede handlinger. Ombytningslinjen fjernes fra ordren, reservationen frigives, og eventuel betaling refunderes.
Når en status hænger fast
Awaiting hand-in selvom kunden har afleveret pakken. Enkelte pakkeshopper scanner ikke pakken ved indlevering, og så mangler vi det tracking event der skifter status. Slå trackingnummeret op hos fragtudbyderen. Er pakken reelt på vej eller fremme, kan du roligt behandle returen og lukke den manuelt, når varerne er modtaget.
In transit bliver aldrig Delivered. Nogle fragtudbydere sender ikke et leveringsevent, især på tværs af visse TMS-opsætninger. Efter 14 dage uden nye events markerer vi returen med alerten No Tracking Update. Tjek fragtudbyderens egen tracking og luk returen manuelt når pakken er fremme. Se afsnittet Når tracking udebliver nederst i artiklen.
Returen viser en fejl. Fejl er ikke en status men en alert, typisk Return Process Error. Åbn returen, tjek Timeline for detaljer og klik Retry Processing. Alle alerts og deres løsninger finder du i Find og behandl dine returneringer.
Når tracking udebliver
Udebliver tracking, frigives ombytninger ikke og returer lukkes ikke automatisk. Det skyldes typisk en af disse årsager.
Manglende scanning. Fragtudbyderen fik ikke scannet pakken. Det er den hyppigste årsag.
Forsinkelse eller nedbrud. Pakken er forsinket undervejs, eller fragtudbyderen har nedbrud.
Kendte huller. DHL via Shipmondo leverer ikke tracking, og GLS via Webshipper kan halte efter GLS' egen sporing.
Tjek først om returen stadig står i Awaiting hand-in, for så har kunden måske slet ikke indleveret. Vent derefter op til 4 timer, og slå trackingnummeret op direkte hos fragtudbyderen. Ved du at pakken er ankommet, lukker du bare returen manuelt med Close, hvilket udløser refundering, gavekort eller ombytning som normalt.
Oplever du gentagne problemer med manglende tracking, er migration til Direct Carrier den bedste løsning. Skriv til os i supporten, så hjælper vi med skiftet.