Ongoing forbindes under Settings → Integrations → Ongoing.
Når Ongoing er forbundet, opretter vi automatisk ombytningsordrer på dit lager og frigiver dem når returen lukkes. Returer lukker vi hos os når lageret har behandlet dem.
Opsætningen består af en API-bruger i Ongoing, syv trin i Returnflows og en webhook i Ongoing. Webhook-delen er ikke valgfri. Uden den modtager vi ingen opdateringer fra lageret, og så virker hverken frigivelse eller lukning.
Trin 1: Få en API-bruger i Ongoing
Trinnet her laver den, der har administratoradgang til jeres Ongoing.
1. Gå til Administration → API for goods owners.
2. Find din goods owner i listen og klik på pilen ud for den. Tallet i kolonnen Goods owner ID er dit Goods Owner ID, som du skal bruge i Returnflows.
3. Udfyld API user. Username skal starte med WSI. Lad Send an email to the user and allow them to choose their own password være markeret, så modtageren selv vælger adgangskoden. Sæt Type of integration til Returnflows, og skriv den mail i Email, der skal modtage adgangskoden. Klik Create, så står brugeren under Current API users.
Du skal bruge fire oplysninger videre: systemnavnet i Ongoing, brugernavnet, adgangskoden og dit Goods Owner ID.
Trin 2: Udfyld de syv trin i Returnflows
Gå til Settings → Integrations → Ongoing og klik Install. Opsætningen går gennem syv trin, og du kan altid gå tilbage med Previous.
1. Authentication.
Warehouse er systemnavnet i Ongoing, f.eks. det navn der står i din Ongoing-URL.
Username og Password er API-brugeren fra trin 1.
Goods Owner ID er tallet fra trin 1. Det står også ud for dit firmanavn i øverste højre hjørne i Ongoing.
2. API Server. Vælg api. Det passer langt de fleste.
3. Warehouse Settings. Vælg det lager i Ongoing, hvor dine varer ligger.
4. Order Status Codes. Koderne er forskellige fra shop til shop, så vælg dem der passer til jeres flow i Ongoing.
Open er status for nye ombytningsordrer. Lageret må ikke plukke og sende dem endnu.
Returned er status, hvor vi lukker returen i Returnflows og frigiver ombytningen.
Released er status, vi flytter ombytningsordren til, når returen er lukket, så lageret kan sende den.
Sent er ordrens sidste status. Når ordren når den, markerer vi ombytningen som fulfilled i Shopify.
5. Return Order Status Codes. Her er koderne også jeres egne.
Open er status for en returordre, der er oprettet men ikke returneret, eller kun delvist returneret.
Returned er status, når lageret har modtaget og behandlet pakken. Så lukker vi returen og gennemfører refund, gavekort eller ombytning.
6. Advanced. Standardværdierne passer, når Ongoing henter ordrerne direkte fra Shopify. Kommer ordrerne ind via et mellemled som Webshipper, skal du ændre Search Order By og Article Matching.
Exchange Order Naming styrer ordrenummeret på ombytningsordren i Ongoing, f.eks. 'EXCHANGE-' foran returens navn, så lageret kan kende den.
Send Shopify fulfillment mail lader du være slået fra, hvis mailen Exchange Fulfilled er aktiv, ellers får kunden to mails.
Search Order By bestemmer, hvor vi finder ordren i Ongoing, når kunden opretter en retur. Først står feltet i Ongoing, og i parentes står det, vi søger efter.
Goods Owner Order ID (Default) søger efter Shopify-ordrens id i feltet Goods owner order ID. Det passer, når Ongoing henter ordrerne direkte fra Shopify.
Reference Number (Shopify Order ID) søger efter Shopify-ordrens id i feltet Reference number.
Reference Number (Shopify Order Number) søger efter Shopify-ordrenummeret i feltet Reference number.
Order Number (Shopify Order Number) søger efter Shopify-ordrenummeret i Ongoings eget Order number. Det passer typisk, når ordrerne kommer via Webshipper, for der står Webshippers eget id i Goods owner order ID.
Article Matching bestemmer, hvordan vi kobler varerne i returen til linjerne på ordren i Ongoing.
Shopify Line Item ID (Default) bruger Shopifys id for ordrelinjen. Det virker, når Ongoing har fået linjerne direkte fra Shopify.
Article Number (SKU) bruger varens SKU. Vælg den, når ordrerne er oprettet via et mellemled som Webshipper, for så kender linjerne i Ongoing ikke Shopifys id.
Er du i tvivl, så åbn en ordre i Ongoing og se under Order info, hvor Shopify-ordrenummeret står, og hvilken integration der har oprettet ordren. To kombinationer dækker de fleste.
Ordrer direkte fra Shopify til Ongoing bruger Goods Owner Order ID og Shopify Line Item ID.
Ordrer via Webshipper eller et andet mellemled bruger Order Number (Shopify Order Number) og Article Number (SKU).
7. Webhook Settings. Skriv et tilfældigt Webhook Auth Token, f.eks. en lang tilfældig tekststreng, og gem det. Det samme token skal ind i Ongoing i trin 3. Klik Install.
Når integrationen er installeret, står webhook-URL'en øverst på siden under Manual webhook setup instructions. Den skal du bruge i næste trin. Fanerne nedenunder kan du altid redigere og gemme.
Trin 3: Opret webhook i Ongoing
1. Gå til System → Webhooks i Ongoing og klik Create new regular webhook.
2. Vælg webhook-typen Order status is changed. Lad Status before og Status after stå på All.
3. Under Authentication vælger du Fixed X-Auth-Token og indsætter dit token fra Webhook Settings i feltet Token.
4. Under Settings indsætter du webhook-URL'en fra Returnflows i URL, sætter Retry policy til One day (first retry after 1 minute) og skriver den mail, der skal have besked hvis kaldet fejler.
5. Markér Enabled og gem. Filtrene nederst lader du stå med alt valgt.
Webhooken gør intet, før Enabled er markeret. Tjek kolonnen Enabled i oversigten over webhooks, når du har gemt.
Trin 4: Test at integrationen virker
Klik Test på webhooken i Ongoing, indtast et Order ID fra din Order list i Ongoing, og klik Test order. Under View Logs på Ongoing-siden i Returnflows kan du se, om den indgående webhook kommer igennem.
Sådan fungerer integrationen
Ved ombytning opretter vi en separat ombytningsordre i Ongoing i din Open-status, så den ikke kan sendes endnu. Se hvordan i Sådan frigives ombytningsordrer (hold-order). Uden Instant Exchange frigives ordren når returen lukkes, og med Instant Exchange allerede når kundens pakke er undervejs.
Når Ongoing skifter ordren til din Sent-status, markerer vi den som fulfilled i Shopify. Annullerer du en retur, annullerer vi også ombytningsordren i Ongoing, så længe den ikke er afsendt.
Returer oprettes i Ongoing i din Open-status for returordrer, og når lageret har modtaget og behandlet pakken, skifter den til Returned. Så lukker vi returen og gennemfører refund, gavekort eller ombytning.
Fejlsøgning
Ombytninger frigives ikke, eller returer lukkes ikke automatisk. Start med webhooken i Ongoing. Den skal være Enabled, pege på URL'en fra Returnflows og bruge dit token fra Webhook Settings. Tjek derefter at statuskoderne i Returnflows matcher koderne i jeres Ongoing. Test-funktionen fra trin 4 viser dig i logs, om webhooken overhovedet når frem.
Returen kommer ikke over i Ongoing. Står der "No Ongoing orders found" eller "No Ongoing order lines matched" under View Logs, passer Search Order By eller Article Matching ikke til, hvordan ordrerne ligger i Ongoing. Ret dem under Advanced, gem, og send eventet igen fra loggen.
Mismatch ved modtagelse. Matcher de modtagne varer ikke det adviserede, opretter vi en critical alert, og returen lukkes ikke automatisk. Lav en partial refund i Shopify, eller fjern de manglende produkter med Edit Return, og luk derefter returen manuelt.
Driller det stadig, så skriv til os i supporten med et ordrenummer.